Offre d’emploi – Office Manager

VOCATIO est à la recherche d’un(e) nouvel(le) OFFICE MANAGER à mi-temps pour renforcer son équipe !

Depuis près de 60 ans, la fondation VOCATIO soutient la passion, l’ambition et le talent des jeunes. Nous offrons chaque année une vingtaine de bourses pour leur permettre de développer leurs vocations. La bourse représente à la fois une reconnaissance, un tremplin et un « coup de pouce » déterminant. Outre ce coup de pouce financier, nous offrons aussi à chaque lauréat un accompagnement : l’accès au réseau des lauréats, une large visibilité ainsi que des formations.

DESCRIPTION

En tant qu’Office Manager chez VOCATIO, vous ferez partie d’une petite équipe soudée. Vous rendrez compte directement à notre directrice. Et pour certaines tâches, vous collaborerez étroitement avec notre responsable de la communication et des lauréats.

Description de poste:

Vous êtes responsable de la gestion administrative quotidienne de la Fondation.

  • Suivi de la boîte mail info@
  • Maintenir la base de données à jour (Salesforce)
  • Préparer la comptabilité
  • Suivi des publications au Moniteur belge, l’UBO, etc.
  • Déclaration des revenus via Belcotax-on-web et envoi des attestations fiscales
  • Achat et gestion du matériel de bureau
  • Préparer les réunions du conseil d’administration
  • Rédiger le procès-verbal de ces réunions et établir le rapport (NL et FR)

Vous êtes également responsable des réunions des jurys et du jury plénier. Plus précisément :

  • Organiser, préparer et assurer le suivi des réunions
  • Faire les listes des dossiers de candidature
  • Faire les synthèses et traduction des dossiers de candidature et assurer le suivi
  • Rédiger les contrats des lauréats

Vous êtes également responsable de l’organisation pratique d’événements, tels que la cérémonie de remise des bourses annuelle.

Vous aiderez à assurer le suivi de nos activités de collecte de fonds.

Vous assistez le responsable de la communication pour toutes sortes de traductions (NL-FR et FR-NL).

PROFIL

  • Minimum 3 ans d’expérience dans une fonction similaire
  • Bilingue français/néerlandais – bonne connaissance de l’anglais
  • Compétences organisationnelles
  • Doué pour l’informatique, la connaissance de Salesforce est un plus !
  • Discret, fiable et indépendant
  • Bonne capacité de communication
  • Affinité avec les objectifs de la Fondation

CONDITIONS

  • Un poste à mi-temps (19h)
  • Remboursement des frais de déplacement domicile-travail
  • Chèques-repas électroniques
  • Paquet salarial attractif
  • Contrat à durée indéterminée en tant que salarié ou free-lance
  • Début de contrat le 15 juin 2021

INTÉRESSÉ(E)?

Êtes-vous notre nouvel(le) Office Manager? Envoyez votre lettre de motivation et votre curriculum vitae avant le 30 mai 2021 à management@vocatio.be. Les questions concernant le poste vacant peuvent être adressées à Isabelle De Schrijver : 0477/44.44.95 ou management@vocatio.be.